همانطور که در پست مدیریت کارها و وظایف اشاره کردم، همزمان با پیدایش عصر ارتباطات لزوم مدیریت کارها در زندگی شخصی و کاری اهمیت بالایی پیدا کرد.

معتقدم که نوشتن و مستندسازی ما (شاید) به نسل های آینده کمک کند تا بهتر عمل کرده و  اشتباهات ما را دوباره تکرار نکنند.  از سویی، مفاهیمی مانند افکار نویسی (brainwriting) که اولین بار در سال ۱۹۷۰ توسط آلمان ها معرفی شد، به ما کمک می کند تا ذهن خود را منظم کنیم و تصمیم های خردمندانه تری نسبت به وضع موجود اتخاذ کنیم.

نوشتن دفترچه خاطرات که خود یکی از انواع افکار نویسی،‌ و از نوستالژی های ما محسوب می شود، کمک شایانی به منظم کردن حجم زیاد اطلاعات، ایده ها، اخبار و جریان های سیال ذهنی می کند.

پس:

تبدیل اطلاعات به فعالیت
فرایند مستندسازی مدیریت کارها
  1. دریافت انباشت اطلاعات
  2. یادداشت برداری و افکار نویسی
    1. تحلیل یادداشت ها
      1. مستندسازی و بایگانی یادداشت
      2. استخراج کار یا وظیفه
        1. مشخص کردن ابعاد کار
          1. دسته بندی
          2. زمان
          3. اهمیت
          4. منابع مورد نیاز

ترسیم این اطلاعات به شکلی که ارتباطش با منابع آن حفظ شود، بطوریکه فعالیت مورد نیازی که  روی آن تعریف می کنیم نیز همراه با ابعاد کار، زمان،‌ اهمیت و دسته بندی مشخص شود ما را در برنامه ریزی و به وقوع پیوستن برنامه تدوین شده کمک شایانی خواهد کرد.

معرفی ابزارهایی برای یادداشت برداری و مدیریت کارها

بعد از بررسی و ارزیابی انواع ابزارها و نرم افزارها شامل

  • سالنامه
  • نرم افزارهای موبایل
    • todoist
    • anydo
    • gtasks
    • google tasks web and app
    • wunderlist
    • notion
  • نرم افزارهای گروه آفیس

و شاید برخی را فراموش کرده باشم، سرانجام به ابزاری رسیدم به نام org-mode که با مفاهیمی که در مورد نحوه مدیریت کارها بیان کردم همخوانی زیادی دارد. و اما…

من چطور از org-mode کمک می گیرم

همانطور که توضیح دادم به اعتقاد من تعریف وظایف و کارها از دل یادداشت های ما استخراج می شوند و اگر هر وظیفه ای که تعریف می شود به داستانی از داستان های زندگی ما وابسته شود احتمال اینکه در آینده فراموشش کنیم کاهش پیدا می کند چرا که عملا تعریف آن کار قسمتی از زندگی ماست و ساختن این ارتباط باعث می شود تعهد بیشتری نسبت به کار تعریف شده داشته باشیم. و با هر بار مرور کار زنجیره ای از اتفاقات که باعث بوجود آمدن و تعریف آن کار بوده است نیز در ذهن تداعی شود.

گاهی اوقات در ضمن یادداشت رویدادها، اهمیت تعریف برخی از کارها برای تعریف کردن کاهش یا افزایش پیدا می کند. به این معنی که کار تعریف شده در صورت یادداشت رویداد واقع شده، ممکن است اهمیت پیدا کند یا اهمیت آن از دست برود.

اگر ابزاری که برای مدیریت کارها استفاده می کنید قابلیت یادداشت برداری همزمان با تعریف کار را دارد که بسیار هم عالی و خوشحال میشم تو کامنت ها یادداشت کنید تا من هم آشنا بشم اما اگر چنین ابزاری نمی شناسید،‌ پیشنهاد می کنم با org-mode و نحوه استفاده من از اون بیشتر آشنا بشید.

نتیجه گیری

روش من برای رسیدن به حداکثر نظم و مستندسازی هنگام اجرای کارها و فعالیت های روزانه از نوشتن انبوه شروع می شود، که استفاده از هر ابزاری مانند دفترچه یادداشت، سالنامه یا هر ابزاری که باعث کاهش سرعت شما را در هنگام یادداشت برداری نشود، بسیار مهم است.

این فرایند در نهایت با خلاصه برداری و مشخص کردن کار، و انتقال آن به ابزاری مانند org-mode که قابلیت های بسیاری دارد برای برنامه ریزی کارها خاتمه پیدا می کند.

نظر دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

پنج + هجده =